Tres razones para implantar sistemas integrados en la empresa

El mundo que nos rodea es un océano de datos e informaciones. Para todo se necesita estar al tanto de los últimos acontecimientos, Inclusive, para preparar el desayuno debe conocerse lo que hay en la nevera y además relacionarlo con otras informaciones. Igual pasa en las empresas. Son informaciones y datos cuyo valor está en la posibilidad de combinarlos y obtener resultados positivos.

Para gestionar o administrar algo es necesario tener información confiable y actualizada. En una empresa, las fuentes de información son muy variadas y solo a partir de una gestión adecuada pueden tomarse decisiones que resulten beneficiosas.

Listas de inventario, de piezas y repuestos, de precios, catálogos, datos de clientes, de proveedores, rutas de transporte, pagos pendientes y realizados, deudas por cobrar, salarios y remuneraciones, devoluciones, cambios de horarios, visitas que realizar, ventas realizadas, teléfonos y direcciones. Enumerar los grupos de datos resulta interminable.

Al agrupar y clasificar estos datos se convierten en bases de datos. Además, de la interrelación de estas bases de datos surgen nuevos datos e informaciones. Los sistemas Integrados interconectan diversas bases de datos, procesos o actividades, permitiendo a la empresa una gestión más productiva y eficiente ya que toda la información sensible reposa y se procesa en una sola aplicación o sistema informático. De esta forma se obtienen muchas e importantes ventajas de cara al negocio.

Al estandarizar y centralizar la información, los procesos de gestión y control se optimizan. Se requieren menos operadores para alimentar el sistema, la información se obtiene en tiempo real, lo cual mejora la velocidad de respuesta, se evitan errores y omisiones, se atienden pedidos y consultas con prontitud, se evita formar a muchas personas, los procesos y actividades fluyen con más eficiencia y efectividad y toda la información interrelacionada se actualiza al mismo tiempo.

La integración de las diversas fuentes de datos facilita la elaboración y análisis de los elementos que se incluyen en ella y los puede correlacionar para identificar inconsistencias, oportunidades de mejora y tendencias.

Esto permite asignar prioridades a la obtención de recursos, planificar la producción en base a demanda, colocar excedentes de material o producción residual, introducir iniciativas de mejora continua de la calidad e infinidad de actividades de valor agregado al negocio.

En la medida que su uso se adopta y se hace cotidiano, las oportunidades de ahorro directo e indirecto comienzan a surgir. Redimensionar la plantilla, racionalizar el consumo de materiales y piezas, optimizar el espacio físico, revisar y ajustar procesos y tareas, expandir el mercado, visualizar más oportunidades d negocio.

En particular, la implantación de sistemas o programas de erp (ERP:Planificación de Recursos Empresariales) para integración de procesos o los del tipo CRM (Customer Relationship Management) este último con énfasis en la óptima relación con los clientes, son excelentes opciones a la hora de decidir automatizar e integrar sus datos.

Es bueno tener presente que buena parte del éxito final estará relacionado con la continua y adecuada formación del personal encargado y con las políticas que acompañen su implantación.